Regulamin Uczestnictwa w Konferencji

1. Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady uczestnictwa w konferencji Sound UP! Technologia w służbie nie(do)słyszących, która jest ósmą edycją serii konferencji „O tym się nie mówi” („Wydarzenie”).
2. Organizatorem Wydarzenia jest „SUITA” Stowarzyszenie Mówiących Osób Niedosłyszących i Użytkowników Implantów Słuchowych z siedzibą ul. Zagrodna 14, 20-255 Lublin, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000652899, NIP: 9512425196 (dalej: „Organizator”).
3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część umowy zawieranej pomiędzy Organizatorem a „Uczestnikiem” w momencie dokonania prawidłowego zgłoszenia na Konferencję.
4. Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:
   • 1. „Uczestnik” – pełnoletnia osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, a także osoba niepełnoletnia (pod warunkiem wyrażenia pisemnej zgody na udział przez jej przedstawiciela ustawowego – rodzica/opiekuna prawnego), która dokonała prawidłowej rejestracji na Konferencję. Wzór formularza zgody dla przedstawiciela ustawowego osoby niepełnoletniej zostanie przesłany Uczestnikowi w wiadomości e-mail po przesłaniu zgłoszenia. Wypełniony i podpisany dokument należy dostarczyć Organizatorowi przed rozpoczęciem Wydarzenia. Uczestnik może brać udział w Konferencji jako Uczestnik bierny lub Uczestnik czynny.
   • 2. „Uczestnik bierny” – Uczestnik biorący udział w Konferencji wyłącznie w charakterze słuchacza (bez własnego wystąpienia/prezentacji).
   • 3. „Uczestnik czynny / prelegent” – Uczestnik, który zgłosił chęć wygłoszenia referatu, prezentacji lub zaprezentowania posteru podczas Konferencji i którego zgłoszenie (np. abstrakt) zostało pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez Organizatora (Komitet Organizacyjny / Naukowy).
   • 4. „Gość Zaproszony” – osoba imiennie zaproszona przez Organizatora do wygłoszenia prelekcji, poprowadzenia warsztatu lub wzięcia udziału w panelu dyskusyjnym. Udział Gościa może podlegać odrębnym ustaleniom umownym z Organizatorem.
   • 5. „Zgłoszenie (Rejestracja)” – proces polegający na poprawnym wypełnieniu i przesłaniu przez Uczestnika elektronicznego formularza rejestracyjnego (odpowiedniego dla Uczestnika czynnego lub biernego) dostępnego na stronie internetowej Konferencji oraz akceptacji niniejszego Regulaminu.
   • 6. „Strona internetowa Konferencji” – oficjalna strona Wydarzenia dostępna pod adresem: www.suita.org/soundup.
   • 7. „Konsument” – Uczestnik będący osobą fizyczną, dokonujący z Organizatorem czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (zgodnie z art. 22¹ Kodeksu cywilnego).
   • 8. „Przedsiębiorca na prawach konsumenta” – osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego (zgodnie z art. 385⁵ Kodeksu cywilnego).
   • 9. „Opłata za uczestnictwo” (lub „Opłata konferencyjna”) – określona w cenniku udostępnionym na Stronie internetowej Konferencji kwota brutto, do której uiszczenia zobowiązany jest Uczestnik z tytułu udziału w Wydarzeniu, zgodnie z wybranym wariantem uczestnictwa.

1. Warunkiem wzięcia udziału w Konferencji jest prawidłowe wypełnienie i przesłanie formularza rejestracyjnego dostępnego na Stronie internetowej Konferencji oraz uiszczenie opłaty za uczestnictwo (jeśli w danym wariancie jest ona wymagana).
2. Proces rejestracji różni się w zależności od charakteru udziału:
   • Dla Uczestników biernych: rejestracja polega na wypełnieniu formularza online oraz opłaceniu udziału.
   • Dla Uczestników czynnych: rejestracja wymaga dodatkowo przesłania propozycji wystąpienia/abstraktu w terminie określonym w Formularzu Zgłoszeniowym. Udział Uczestnika czynnego jest warunkowany pozytywną weryfikacją i akceptacją zgłoszenia przez Organizatora. W przypadku braku akceptacji wystąpienia, osoba zgłaszająca może wziąć udział w Konferencji jako Uczestnik bierny.
3. Liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona. O wpisaniu na listę Uczestników decyduje kolejność zgłoszeń oraz terminowe zaksięgowanie opłaty za uczestnictwo na rachunku bankowym Organizatora.
4. Po przesłaniu formularza rejestracyjnego, system wyśle na podany przez Uczestnika adres e-mail automatyczne potwierdzenie wpłynięcia zgłoszenia. Potwierdzenie to nie jest równoznaczne z zawarciem umowy.
5. Umowa o świadczenie usług związanych z udziałem w Konferencji pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem zostaje zawarta w momencie przesłania przez Organizatora na adres e-mail Uczestnika ostatecznego potwierdzenia udziału (co następuje po zaksięgowaniu wpłaty, a w przypadku Uczestników czynnych – dodatkowo po akceptacji wystąpienia).
6. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia w przypadku:
   • wyczerpania limitu miejsc,
   • podania niekompletnych lub nieprawdziwych danych w formularzu rejestracyjnym,
   • braku uiszczenia opłaty za uczestnictwo w wyznaczonym terminie,
   • rażącego naruszenia przez Uczestnika postanowień Regulaminu podczas poprzednich edycji Konferencji lub innych wydarzeń Organizatora, zakłócania ich przebiegu, a także podejmowania przez Uczestnika działań na szkodę Stowarzyszenia, naruszania jego dobrego imienia, interesów lub powszechnie przyjętych zasad współżycia społecznego, w tym przypadku prawomocnego wykluczenia ze Stowarzyszenia lub rozwiązania współpracy z przyczyn leżących po stronie tej osoby.
7. Uczestnik zobowiązany jest do poinformowania Organizatora o wszelkich szczególnych potrzebach (np. dieta, potrzeby związane z niepełnosprawnością, konieczność zapewnienia szczególnej dostępności cyfrowej czy asysty) na etapie wypełniania formularza rejestracyjnego. Organizator dołoży wszelkich starań, aby zrealizować uzasadnione prośby, zgodnie z aktualnymi możliwościami technicznymi i organizacyjnymi.
8. Prawo do uczestnictwa w Konferencji jest imienne. Uczestnik może przenieść to prawo na inną osobę, o ile poinformuje o tym Organizatora w formie dokumentowej (np. drogą e-mailową) nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem Konferencji, a nowa osoba zaakceptuje postanowienia niniejszego Regulaminu.

1. Wysokość Opłaty za uczestnictwo określa cennik dostępny na stronie Wydarzenia.
2. Opłatę należy wnieść w terminie do 7 dni od przesłania zgłoszenia, płacąc przelewem na rachunek:
   Odbiorca: Stowarzyszenie SUITA

   Nr konta: 04 1750 0012 0000 0000 4076 0498

   Tytuł przelewu: „SoundUP 2026 – [Imię i Nazwisko / Nazwa firmy]”
3. Koszty prowizji bankowych i różnic kursowych ponosi Uczestnik.
4. Organizator wystawi dokument księgowy (fakturę) na podstawie danych z formularza.
5. Uczestnik wyraża zgodę na przesłanie faktury w formie elektronicznej (PDF).
6. Brak wpłaty w terminie może skutkować anulowaniem zgłoszenia.

1. Postanowienia niniejszego paragrafu nie ograniczają prawa do odstąpienia od umowy ani innych uprawnień przysługujących Uczestnikowi na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
2. Niezależnie od uprawnień ustawowych Organizator umożliwia rezygnację z udziału w Konferencji ze zwrotem pełnej wniesionej opłaty, jeżeli zgłoszenie rezygnacji wpłynie do Organizatora najpóźniej 3 listopada 2026 r.
3. Rezygnację należy zgłosić e-mailem na adres soundup@suita.org, podając imię i nazwisko Uczestnika oraz dane umożliwiające identyfikację zgłoszenia.
4. W przypadku rezygnacji zgłoszonej po terminie wskazanym w ust. 2 lub nieobecności na Konferencji Organizator nie przewiduje umownego zwrotu opłaty, z zastrzeżeniem uprawnień wskazanych w ust. 1 oraz postanowień § 5 dotyczących odwołania Wydarzenia.
5. Uczestnik może bez dodatkowych opłat przekazać swoje miejsce innej osobie na zasadach określonych w § 2 ust. 8 Regulaminu.
6. Zwrot należny na podstawie ust. 2 nastąpi w terminie 14 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia rezygnacji, przy użyciu tego samego sposobu płatności, chyba że z osobą uprawnioną do zwrotu uzgodniono inny sposób niewiążący się dla niej z dodatkowymi kosztami.

1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Konferencji, w tym zmiany prelegentów, godzin sesji lub formatu wystąpień z przyczyn od niego niezależnych, co nie stanowi podstawy do zwrotu opłaty za uczestnictwo.
2. W przypadku odwołania Wydarzenia przez Organizatora, Uczestnikowi przysługuje zwrot 100% uiszczonej opłaty w terminie 14 dni roboczych.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za koszty dodatkowe poniesione przez Uczestnika (np. koszty dojazdu, noclegu) w przypadku odwołania lub zmiany terminu Wydarzenia.

1. Podczas Konferencji będą wykonywane fotorelacje oraz nagrania wideo.
2. Przetwarzanie oraz rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika utrwalonego podczas fotorelacji i nagrań wideo odbywa się na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody wyrażonej przez Uczestnika w formularzu rejestracyjnym, na zasadach szczegółowo określonych w § 9 ust. 3 niniejszego Regulaminu.
3. Prezentacje, materiały konferencyjne oraz abstrakty zgłaszane przez Uczestników czynnych i Prelegentów podlegają ochronie na mocy ustawy o prawie autorskim.
4. Uczestnik ma zakaz nagrywania dźwięku i obrazu podczas sesji w celu ich komercyjnego rozpowszechniania bez pisemnej zgody Organizatora i Prelegenta.

1. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP oraz poleceń personelu Organizatora i obiektu.
2. Organizator ma prawo wykluczyć z Konferencji Uczestnika (bez prawa do zwrotu opłaty), który zakłóca jej przebieg, stwarza zagrożenie lub zachowuje się w sposób rażąco sprzeczny z dobrymi obyczajami.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za mienie Uczestników pozostawione, zgubione lub zniszczone na terenie Wydarzenia, chyba że szkoda wynikła z winy umyślnej Organizatora.

1. Wszelkie reklamacje związane ze świadczeniem usług przez Organizatora można zgłaszać drogą elektroniczną na adres: biuro@suita.org.
2. Reklamacja powinna zawierać imię, nazwisko, nazwę firmy (jeśli dotyczy) oraz dokładny opis zgłaszanego problemu.
3. Organizator rozpatruje reklamację w terminie do 14 dni roboczych od dnia ich doręczenia, a odpowiedź przesyłana jest na adres e-mail nadawcy.

Zgodnie z art. 13 ust. 1–2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. (RODO) informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych: Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest „SUITA” Stowarzyszenie Mówiących Osób Niedosłyszących i Użytkowników Implantów Słuchowych z siedzibą przy ul. Zagrodna 14, 20-255 Lublin.
2. Cel i podstawa przetwarzania: Pana/Pani dane osobowe są przetwarzane na potrzeby realizacji celów statutowych w związku z organizacją Konferencji oraz w celu jej prawidłowego przeprowadzenia. Dane zostaną wprowadzone do rejestru uczestników (podstawa prawna: przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy, której jest Pan/Pani stroną – art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
3. Wizerunek: Na podstawie odrębnej zgody wyrażonej w formularzu rejestracyjnym (podstawa prawna: zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO), Stowarzyszenie przetwarza wizerunek Uczestnika na potrzeby prowadzonej przez Stowarzyszenie działalności, w formie fotografii i nagrań video. Obejmuje to publikację i rozpowszechnianie wizerunku bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, nieodpłatnie i za pośrednictwem dowolnego medium (m.in. strona internetowa, media społecznościowe, materiały promujące).
4. Cele podatkowe i księgowe: Stowarzyszenie przetwarza dane dla archiwizacyjnych celów podatkowych i rachunkowych, na przykład w celu ewidencjonowania opłat konferencyjnych oraz tworzenia sprawozdań finansowych i merytorycznych (podstawa prawna: przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
5. Okres przechowywania danych: Okres przechowywania danych osobowych upływa w momencie zakończenia udziału w Konferencji i przez czas, w którym przepisy nakazują Stowarzyszeniu przechowywać dane, np. podatkowe lub w celach archiwizacyjnych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO). W przypadku osób, które nie zostały ostatecznie zarejestrowane, dane są usuwane, chyba że przepisy nakazują ich dalsze przechowywanie.
6. Prawa uczestnika: Przysługuje Pani/Panu prawo do:
   • dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
   • sprostowania (poprawiania) swoich danych,
   • usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
   • przenoszenia danych,
   • wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
7. Wycofanie zgody: Ponadto przysługuje Pani/Panu prawo do:
   • wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych (w tym wizerunku). Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na jej podstawie przed wycofaniem;
   • żądania od administratora niezwłocznego usunięcia danych osobowych w przypadku rezygnacji z udziału – na zasadach określonych w art. 17 RODO.
8. Dobrowolność podania danych: Niepodanie wymaganych danych osobowych niezbędnych do rejestracji uniemożliwia udział w Konferencji. Niewyrażenie opcjonalnej zgody na rozpowszechnianie wizerunku nie wpływa na możliwość rejestracji i udziału w Wydarzeniu.

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz Ustawy o prawach konsumenta.
2. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu realizacji umowy strony będą starały się rozwiązać ugodowo. W przypadku braku porozumienia spory będzie rozstrzygał sąd powszechny właściwy ze względu na siedzibę Organizatora (nie dotyczy to Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta, w przypadku których zastosowanie mają ogólne zasady ustalania właściwości sądu).
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na Stronie internetowej Konferencji.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie. O zmianach zarejestrowani Uczestnicy zostaną powiadomieni drogą elektroniczną. Zmiany nie wpływają na prawa nabyte Uczestników przed ich wprowadzeniem.